Inleiding
Het Apeldoorns Vocaal Ensemble (AVE) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze notitie willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. AVE houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Bij ontbinding van de vereniging zijn wij gehouden aan een bewaartermijn van 7 jaar. In onderstaande toelichting geven we aan hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Ook hoe wij omgaan met verzoeken om verwijdering kunt u daar vinden. Vragen of verzoeken om verwijdering kunt u kenbaar maken via
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze notitie;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als AVE zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door AVE verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- (Financieel)administratieve doeleinden;
- Communicatie met en informeren van de leden;
- Overzicht van de muzikale mogelijkheden i.v.m. repertoirekeuze en opstellingen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Het Formulier Stemtest AVE
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan AVE de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Naam;
- Adres;
- Woonplaats;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Stemtype;
- Koorervaring;
- Individuele zangkennis en –ervaring;
- Stemtestgegevens.
Uw persoonsgegevens worden door AVE opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van stakeholder-/lobbycontacten, donateurs en/of geïnteresseerden
Persoonsgegevens van stakeholder-/lobbycontacten, donateurs en/of geïnteresseerden worden door AVE verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op Social Media;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan AVE de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Adres;
- Woonplaats;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door AVE opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men gezien wordt als een stakeholder-/lobbycontact, donateur en/of geïnteresseerde.
Bewaartermijn
AVE bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens AVE van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aangeheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Beleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact op met een van de bestuursleden, via
Bijlagen: